Probleme cu E-Factura: Ce faci când facturile nu apar în SPV?
Odată cu implementarea sistemului național RO e-Factura, tot mai mulți contribuabili se confruntă cu situații în care facturile emise de furnizori nu apar în SPV (Spațiul Privat Virtual). Deși furnizorii susțin că au transmis documentele, lipsa acestora creează confuzii contabile și fiscale, mai ales în ceea ce privește deducerea TVA.
Situație des întâlnită:
Furnizorii transmit factura prin e-Factura, însă beneficiarul nu o regăsește în SPV. Furnizorii refuză stornarea și refacerea documentului. Ce este de făcut?
✅ 3 pași esențiali dacă factura nu apare în SPV
🔹 Pasul 1: Verifică SPV și cere dovezi
Dacă factura nu se regăsește în SPV:
- Solicită dovada transmiterii (captură de ecran din SPV).
- Notează numărul și data facturii menționate.
🔹 Pasul 2: Verifică erorile tehnice
În cazul în care factura a fost transmisă, dar nu apare:
- Solicitați furnizorului să verifice eventuale erori tehnice și să retransmită documentul, dacă este necesar.
🔹 Pasul 3: Înregistrare contabilă fără deducere TVA
Dacă furnizorul refuză refacerea facturii:
- Înregistrează tranzacția în contul 408 – Furnizori facturi nesosite.
- TVA se va evidenția ca neexigibil în contul 4428, fără a fi dedus.
Deducerea TVA: când și cum?
✅ Situația 1: Factura apare ulterior în SPV
- Se deduce TVA în luna în care documentul a fost înregistrat în SPV.
❌ Situația 2: Factura nu apare niciodată
- TVA rămâne nedeductibilă și se va include în costul bunului sau serviciului achiziționat.
Ce riscuri implică?
Conform O.U.G. nr. 120/2021, doar factura în format XML cu sigiliul Ministerului Finanțelor este considerată originală. Deducerea TVA fără existența acestui document este interzisă.
Amenzi aplicabile:
- Emitentul care nu transmite factura: amendă de 15% din valoarea facturii.
- Destinatarul care înregistrează o factură inexistentă în SPV: aceeași sancțiune.
Ce documente justificative poți folosi?
Pentru înregistrarea cheltuielilor fără deducerea TVA, se pot utiliza:
- Contracte comerciale cu furnizorii;
- Note de recepție (NIR);
- Devize sau rapoarte de lucru;
- Alte documente care dovedesc realitatea tranzacției.
Conform art. 25 din Codul fiscal, aceste documente permit deducerea cheltuielilor la calculul impozitului pe profit, dacă sunt efectuate în scopul activității economice.
Ce trebuie să reții?
📌 Nu deduce TVA până când factura nu apare în SPV.
📌 Înregistrează tranzacția în contabilitate, dar tratează TVA ca neexigibil.
📌 Dacă factura apare ulterior, deduci TVA atunci. Dacă nu, TVA rămâne în costul de achiziție.
Bază legală:
- Codul Fiscal – Legea nr. 227/2015
- OUG nr. 120/2021 privind e-Factura
- Art. 4 și Art. 132 din OUG 120/2021
- Art. 25 din Codul Fiscal – Cheltuieli deductibile